Preservar a sua história deve ser uma prioridade sua, certo? Deixar suas fotos em uma caixa fácil de ser para ser carregada em caso de emergência e destruir os documentos antes de os jogar fora são alguns dos cuidados que devem ser tomados nesse sentido. Confira, abaixo, as dicas da advogada e organizadora profissional Samantha Salomão para organizar a papelada.
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1. Separe com cuidado os documentos
Organize por categorias o que vai ser arquivado, como contas de consumo, documentos bancários, pessoais, profissionais e acadêmicos. Depois, guarde a papelada em pastas altas (a partir de 1,5 cm) que permitam o uso de etiquetas de identificação. Use saquinhos plásticos para dividir o conteúdo de cada pasta. Na de contas, por exemplo, separe as faturas de energia elétrica, água e telefone. E procure sempre as guardar em ordem cronológica: as mais novas por cima das mais antigas.
2. Use caixas ou gavetas no dia a dia
Mantenha juntos todos os papéis importantes e que não vão ser arquivados imediatamente. Assim, fica bem mais fácil encontrar qualquer documento que ainda não esteja na sua própria pasta, além de facilitar a separação e a pré-organização na hora de guardar cada coisa no seu devido lugar.
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3. Materiais a evitar
Papéis são sensíveis ao contato com alguns materiais. Clips e grampos de metal enferrujam, podendo manchar o papel e provocar acidentes durante a manipulação. Prefira os clips niquelados ou de plástico. Os elásticos de látex comum derretem e podem ser substituídos por saquinhos plásticos, que duram mais.
4. Elimine mais papel
Bancos e operadoras de cartão de crédito já enviam um e-mail ou SMS para cada operação realizada. Assim, você pode dispensar a sua via de cada transação. Se possível, opte pelas contas on-line, que serão enviadas por e-mail e não precisam ser impressas: basta arquivá-las no computador. O mesmo se aplica aos pagamentos de contas que, feitos pelo site ou app do banco, geram um comprovante eletrônico.
5. Não guarde papel à toa
Todas as prestadoras de serviço devem emitir a Declaração de Quitação Anual de Débitos. Esse documento substitui os comprovantes do ano anterior, que podem, então, ser descartados. Ele é emitido sempre no mês de maio do ano seguinte ao dos pagamentos.
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6. Documentos para ter à mão
Mantenha numa pasta especial seus documentos que não são de porte obrigatório no cotidiano, como o passaporte, vias originais e cópias de certidões, documentos e cartões.
7. Prazo para deixar arquivado
A declaração de Imposto de Renda, os comprovantes de pagamento de IPVA e IPTU, por exemplo, só precisam ser guardados por cinco anos. Assim, comprovantes, faturas e outros pagamentos realizados até 31 de dezembro de 2012 podem ser eliminados sem medo.
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Via: https://oglobo.globo.com/ela/advogada-mostra-como-organizar-papelada-em-sete-passos-22452405
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